南海中学分校货物、服务及工程采购内控制度
参照《佛山市南海区2017年集中采购机构采购项目实施方案》南财采[2017]5号、《关于加强区直学校建设工程招投标管理的意见》南教财[2017]11号、《关于加强区直学校采购管理的意见》南教财[2017]12号等文件精神，明确了教育局对区直学校采购管理、建设工程招投标管理的要求，南海区教育局要求南海中学分校参照执行。本着健康、有序、高效的原则，结合学校实际，制定本办法。
1、 学校采购工作的组织管理
(一）成立采购工作小组
按照区政府有关文件，按照“谁采购、谁负责”的原则，各单位是政府采购行为的主体，单位负责人对政府采购活动全过程负总责。各单位应成立政府采购工作小组，由单位主要领导或分管领导、专职采购员、财务人员、纪检监察等人员组成。政府采购工作小组成员应为在编人员，并熟悉有关政府采购法律、法规和财会知识。
南海中学分校采购性质虽不属于政府采购，但为了实施采购时更加透明、规范和高效，我校结合实际情况成立了采购工作小组，由单位主要领导或分管领导、IT类教师、财务人员、纪检监察等人员组成。成员如下：
组长：李小洪
组员：白煌明、张永其、欧阳毕君、何飞江、傅再兵、张巧锋、郝海龙、林辉、秦昭昭、莫冠迪、许忠福、韩剑雄、冼志芬
参照区政府文件要求，总务处主任为采购业务联系人，负责与相关监督管理部门进行日常联系沟通。采购监督管理部门是南海中学结算中心。
（二）明确采购小组的职责
学校采购工作小组负责对单位各项采购项目全程把关、审核及监督，包括采购预算编制、采购计划报备、采购文件确定、信息公开、质疑投诉处理等。
南海中学分校总务处作为对学校采购管理的统筹实施部门，对各部门的采购工作进行监督，不定期对采购工作进行抽查。
2、 范围
本制度所指采购范围包括学校自筹资金采购货物、服务及工程项目，采购限额在20万元以下。20万及以上项目参照南海区教育局《关于加强区直学校采购管理的意见》南教财[2017]12号等上级文件执行。使用维修基金进行货物、服务及工程采购按照《南海中学分校使用维修基金的采购项目的管理办法》执行。
3、 品目类型
货物、服务及工程品目类型按财政部门下发文件分类，结合我校实际情况，具体分为两大类型：IT类和非IT类。
2017年南海区集中采购项目执行分类表
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类型 |
IT类 |
非IT类 | ||
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品目内 |
品目外 |
品目内 |
品目外 | |
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货物 |
台式计算机、便携式计算机、服务器、交换设备、喷墨打印机、激光打印机、针式打印机、液晶显示器、扫描仪、复印机、投影仪、多功能一体机、视频会议系统设备等。 |
路由器、防火墙、存储设备计算机工作站、掌上电脑、刷卡机、触摸屏、LED显示屏、监控设备、软件等。 |
办公家具、空调机、电冰箱、通用照相机、速印机、碎纸机、电冰箱、普通电视设备（电视机）、通用摄像机、复印纸、硒鼓粉盒、用车（轿车）、客车、电梯等。 |
文具、笔、教具、清洁用具、不含A4纸在内的纸、纸制品及印刷品、图书、体育设备、乐器、教学专用仪器等。 |
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服务 |
计算机设备维修保养服务 |
软件开发服务、数据处理服务、互联网信息服务、运行维护服务、电信服务等 |
办公设备维修保养服务、空调维修保养服务、电梯维修保养服务、法律服务、审计服务、资产及其他评估服务、印刷服务、物业管理服务。 |
广告、宣传、会计服务、税务服务、采购代理服务、车辆维修保养服务、办公设备租赁服务等。 |
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工程 |
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装修工程、修缮工程。 |
建筑物新建、改建、扩建及勘探、设计各类工程服务等工程。 |
注：
1、货物、服务、工程的分类及细化项目以财政部关于印发《政府采购品目分类目录》的通知（财库〔2013〕189号）和《广东省2017年政府采购品目分类表》等文件为准。
2、我校货物、服务、工程的采购办法，目前参照执行《佛山市南海区2017年集中采购机构采购项目实施方案》（南财采〔2016〕13号），上表中的所谓“品目”，以《佛山市2017年政府集中采购目录及采购限额标准》（佛发改招〔2016〕52号）为准。
3、上表仅是我校最常见的品目,全部品目以上述两款中财政部、省、市、区有关文件为准，如有品目调整以上级下发文件为准。
四、采购要求
（一）按南海区教育局要求参照执行上级相关采购文件。财政部关于印发《政府采购品目分类目录》的通知（财库〔2013〕189号）、《广东省2017年政府采购品目分类表》、《佛山市2017年政府集中采购目录及采购限额标准》（佛发改招〔2016〕52号）、《佛山市南海区2017年集中采购机构采购项目实施方案》（南财采〔2016〕13号）以及南海区教育局相关文件是我校自筹资金进行货物、服务及工程采购的依据，必须严格参照执行。
（二）科学设定采购需求。采购需求应科学、细化、明晰，各使用部门应遵循节俭、实用原则提出采购申请并逐级审批。不得具有倾向性和歧视性。所有需求必须符合上级文件，技术适度、配置不超标、符合廉政要求。
五、采购方式的采用
（一）集中采购方式
纳入集中采购范围的品目内的，采购起点金额为“零元”，原则上优先采用定点采购模式。当定点采购模式不能满足采购需求时，方可使用自主采购模式。采用其他采购方式方法参照《佛山市南海区人民政府关于印发佛山市南海区政府采购管理办法的通知》相关规定执行。
（二）品目外采购限额的采购方式
1、5万以下可以自行采购；
2、5万（含5万）以上20万以下需要校内公开招标；
3、20万元及以上的项目需填写《南海区区直学校立项审批表》，报教育局立项。
6、 采购基本流程
（一）编制采购计划和立项审批
1、项目预算金额5万元（不含5万元）以下申请人须填写《南海中学分校采购申请表》(校园设备设施新建、维修或改造等工程类项目，金额在5万以下属于非集中采购项目的，须附项目概况，可不填写此表）由校长审批；
2、项目预算金额在5万元以上的，应办理立项。5万（含5万）以上20万以下的项目应由项目申请人填写《南海中学分校立项审批表》。20万以上的项目，填写《南海区区直学校立项审批表》，报教育局审批立项。项目预算金额在5万元以下的，可不立项。
3、上报学校立项审批时需提交如下资料：
（1）南海中学分校立项审批表
（2）项目概算
（3）项目实施方案或可行性分析报告（如有）
4、下列情况无需申报采购计划
（1） 对因严重自然灾害或其他不可抗力事件所采取的紧急采购，与涉及学校安全和师生切身利益的采购。
（2） 单位组织承办会议，按照区协议定点饭店有关规定执行。
（3） 煤气、天然气管理租用和维护，水电气、公益性主流媒体广告投放和新闻宣传等。
（二）实施采购
1、各部门负责确定采购需求，采购需求应当合规、完整、明确。除因技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求外，采购需求应当完整、明确。各部门或个人的采购申请，原则上于每年的10月末前实施完毕。
2、预算金额在5万（不含5万）以下的，申请人填写《南海中学分校采购申请表》，交由学校总务处复核采购方式，再按采购小组意见分类执行采购。
属于集中采购品目的，采取原则上优先采用定点采购模式，当定点采购模式不能满足采购时，方可使用自主采购模式；集中采购品目外的采购，采取自行采购模式，主要方式有：网上采购、市场购买、大型超市或连锁店采购等，大批量物品由学校采购小组推荐采购点。
3、预算金额在5万（含5万）以上20万以下的，由部门主任填写《南海中学分校立项审批表》，交主管副校长初审后交总务处主任或后勤副校长加具审批意见，再报校长审批。校长审批后，申请人将审批通过后的《南海中学分校立项审批表》交由学校采购小组复核采购方式，再按下述方式执行采购。
（1） 属于集中采购品目的
原则上优先采用定点采购模式，当定点采购模式不能满足采购时，方可使用自主采购模式（应有书面说明为什么采用自主采购模式）。采用定点采购的，可选取具有相应资质的一家供应商进行一轮或者多轮询价确定采购价格，询价过程应填写好《南海中学分校询价谈判记录表》，询价结束后报行政会议审批，再由校长审批后执行采购。
（2） 集中采购品目外的采购
公开招标，申请招标应提供如下资料：
?《南海中学分校招标情况记录表》、《南海中学分校招标会议签到表》，一式两份，并附已批准的《南海中学分校立项审批表》复印件；
?采购清单或工程预算报告；
?招标文件（招标方案或采购方案）等；
招标的相关规定：
装修或修缮工程及与其有关的服务（如勘察、设计、监理）的注意事项。参照《佛山市南海区人民政府关于印发佛山市南海区建设工程招标投标实施办法的通知》（南府[2014]62号）的规定，学校应当合理设置投标报价上限，下列下浮率供参考：设计、监理等服务类为预算价下浮20%；装修或修缮工程为预算价下浮8%。施工标的投标报价一般采用工程量清单报价，如无特殊情况，不得采取费率报价。
单位须在学校网站对招标文件公示，接受满足条件的投标人报名，招标方案的设计方不得参与项目投标。公示期5个工作日（含）以上。
七、签订合同
1.集中采购合同参照上级文件执行，非集中采购合同可参考省或市的合同格式。合同签订的主体，应对合同条款负责，在必要的情况下，可咨询总务处或学校法律顾问。
2.在采购合同履行中，如需追加与合同标的相同的货物、工程和服务的，在不改变合同条款的前提下，双方可协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。
八、验收和固定资产登记
学校要加强履约验收管理，明确履约验收的内部责任分工，按照采购需求和采购合同约定，对采购的产品、技术、服务等进行实质性验收，并出具验收报告。达到学校固定资产标准的，应交由固定资产管理员登记。
九、采购结算
（一）50万以下的货物、服务采购，按合同价或结算清单办理结算。
（二）工程类项目，合同价在10万以下的，一般按学校和施工方双方确认的工程结算书结算；10万（含10万）以上20万以下的，学校委托具有相应资质的第三方进行结算审核，按出具的结算审核书结算；20万以上50万以下的，送教育局委托经区财政局采购确认的中介库中的中介机构进行审核，办理结算时须提供中介审核报告复印件和区教育局出具的工程结算审查结果复印件。
十、资金支付
参考财政部门相关规定执行资金拨付。工程类结算审核完毕前，拨付的工程款必须控制在签约合同价的80%以内。
（一）所需材料:
1、集中采购项目金额在5万（含5万）以上所需支付材料：
南海中学分校立项审批表、南海中学分校询价谈判记录表、采购合同、结算书或结算清单、验收报告、南海中学分校经费支付审批表等复印件。如为自主采购的，另须提供选择此方式的说明。
2、非集中采购项目金额在5万（含5万）以上所需支付材料：
南海中学分校立项审批表、南海中学分校招标记录表、南海中学分校招标会议签到表、采购合同、验收报告、南海中学分校经费支付审批表等复印件。
3、采购项目金额在5万（不含5万）以下所需支付材料：
南海中学分校采购申请表、采购合同、验收报告、结算书或结算清单。如属于集中采购品目却使用自主采购的，另须提供选择此方式的说明。
十一、健全档案
采购文件的保存期限为从采购之日起至少保存15年。招标文件归档内容包括：招标方案、投标资料、招标记录表、招标签到表，以上材料均应归档备查。招标记录、招标方案是签合同、办理结算、支付、验收等事项的依据。
1、与采购项目相关的各部门应做好合同签订、资金支付、项目验收、数据统计、资料归档等工作。
2、属于集中采购目录的货物、服务、工程项目执行集中采购方式。实施采购活动的各部门须整理收集好与采购活动相关的所有材料，并交学校档案室保存。
3、采购人员采购的所有物品应由学校资产管理员做好办理验收手续，并按上级要求做好固定资产登记。申请使用部门、学校校产管理员应配合财务人员完成报账手续。
4、本方案自2017年11月1 日起实施，执行中有疑问由总务处负责解释，涉及条款重大改变的，由总务处研究完善。在执行过程中，本文与上级文件规定有冲突的，以上级文件的规定为准。
本文件附件有：
1、南海中学分校采购申请表
2、 南海中学分校立项审批表
3、南海中学分校招标情况记录表
4、南海中学分校招标会议签到表
5、南海中学分校询价谈判记录表
6、南海中学分校经费支付审批表
佛山市南海区南海中学分校
2017年10月19日
主题词：内控 采购
发至：南海中学分校各处室
佛山市南海区南海中学分校办公室 2017年10月20日印发